Zes tips voor het borgen van continue verbeteren

1. Commitment vanuit de top

Het succesvol vormgeven, uitvoeren en borgen van een continu verbeterprogramma vraagt natuurlijk proactieve steun vanuit de top van het bedrijf. Dat is een open deur, maar niet altijd vanzelfsprekend. Gedoogbeleid van het senior management ten aanzien van de pilots of het programma is echt onvoldoende. Ze moeten actief en zichtbaar meedoen. Practice what you preach!

Dus niet alleen budget vrijmaken en toestaan dat het gebeurt. Zelf tijd vrijmaken, voorbeeldgedrag tonen en contact maken met de werkvloer.

2. Wees transparant en duidelijk

Transparantie en dus ook eerlijkheid over intenties en doelen van het initiatief is essentieel.

• Start met een duidelijk kader, bijvoorbeeld aanpak en methode en verlang dat iedereen meedoet. Daarna kan je loslaten. Starten op vrijwillige basis maakt het initiatief in de beginfase te kwetsbaar.
• Communiceer regelmatig en consistent. Gaten in communicatie worden in de beleving van medewerkers altijd ingevuld met ‘worst case scenarios’. Ook onprettige boodschappen dienen duidelijk en transparant gebracht te worden.
• Neem moeilijke maar onvermijdelijke maatregelen snel. Je kunt daarna door met het invoeren van continu verbeteren. We hebben in de praktijk bezuinigingsprogramma’s gezien die onder de noemer ‘Lean’ werden gecommuniceerd en vormgegeven. Op die manier lukt het echter niet om een continu verbetercultuur neer te zetten.

3. Een lange adem

Het hebben van een lange adem is noodzakelijk voor succes. Want, in elk continu verandertraject is er sprake van een dip, of een ‘valley of despair’. Low hanging fruits zijn geplukt. Verdere verbetering blijkt lastiger dan gedacht, terwijl op basis van de pilot resultaten de verwachtingen juist hooggespannen waren. De critici beginnen meer gehoor te krijgen.

Het vraagt een tweede wind of nieuwe impuls en een solide management systeem om door deze vallei te raken. Zorg ervoor dat mensen de aandacht voor continu verbeteren leren zien als een standaard onderdeel van hun taak. En wanneer ze parallel daaraan de juiste technieken krijgen aangeleerd via training, coaching en mentoring in de praktijk, dan zorgt dat bij elkaar voor een goede borging.

4. Zorg voor alignment met HR

HR is een belangrijke businesspartner voor verbeterteams. Zorg voor alignment:

• Ontwikkel leiderschapsprofielen die in lijn zijn met het gedrag dat je in de toekomstige situatie wilt zien. Het gedrag en de ontwikkeling wordt daarmee in de gewenste richting gestimuleerd.
• Borg de gewenste competenties in de functieprofielen voor werving. Daarmee kan ook geborgd worden dat de mensen die nieuw instromen een bijdrage kunnen leveren, of in geval geen remmende factor of tegenkracht op de ontwikkeling gaan volgen.
• Zorg voor koppeling van de gewenste competenties met promotiebeleid. We hebben bij sommige klanten gezien dat ze deelname aan een verbeterproject als eis stelden voor benoeming in een senior management functie.
• Coördineer de inhuur van externen. HR is ook vaak betrokken bij de inkoop of inhuur van bureaus die trainingen geven op gebied van leiderschap of persoonlijke effectiviteit. Wanneer er onvoldoende afstemming is tussen HR, deze leveranciers en het continue verbeterprogramma, dan werkt dat de ontwikkeling van de doelgroep en de effectiviteit van het programma tegen.

5. Redeneer vanuit een businessvraagstuk

Het doel moet voorop staan: prestatieverbetering realiseren. De tools zijn slechts een middel. Vermijd dus bijvoorbeeld slogans als “we moeten sneller kunnen leveren en de klanttevredenheid verhogen, daarom gaan we een Agile manier van werken introduceren” of “we moeten onze voorraden en kosten omlaag brengen en daarom gaan we met Lean aan de slag.”

Dit geldt net zo voor de gedachte dat de implementatie uitsluitend over tooltraining gaat. De ervaring leert dat alleen mensen in klaslokalen trainen in het gebruik van tools uiteindelijk geen echt rendement oplevert. Ervaring opdoen op de werkvloer (‘on the job’) is op de lange termijn waardevoller.

6. Haal experts in huis en ontwikkel competenties intern

Het effectief implementeren van continu verbeteren vraagt specifieke competenties. Die zijn vaak niet direct in voldoende mate aanwezig bij de start van een verbeterprogramma om de gewenste resultaten in het gewenste tempo te boeken. In zo’n geval kan het inhuren van externe ondersteuning een verstandig besluit zijn.

Let erop dat de externe partij interne mensen meeneemt in het proces met een train-the-trainer aanpak. Uiteindelijk moet de externe partij ervoor zorgen dat de interne mensen de vaardigheden ontwikkelen zodat het programma uiteindelijk met interne mensen en zonder externen gedaan kan worden.

Zorg er bovendien voor dat de externe partij de focus heeft op het oplossen van een knellend business probleem. Dit zorgt ervoor dat concrete prestatieverbetering wordt gerealiseerd en tevens dat de interne mensen de mogelijkheid krijgen om de opgedane theoretische kennis onder begeleiding in de praktijk toe te passen.

Een ander voordeel van het inschakelen van externe ondersteuning is natuurlijk het bewust binnen halen van een ‘vernieuwende blik’. Bijvoorbeeld adviseurs die ook ervaring hebben in andere sectoren en die vanuit een ander perspectief tegen de uitdagingen aankijken die op dat moment spelen.