In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.
HillFive
HillFive is een adviesbureau dat zich richt op procesoptimalisatie van bedrijven. Denk hierbij aan het verbeteren van kwaliteit, snelheid en kosten of aan het aanscherpen van de eigen verbetercapaciteit. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door HillFive verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door HillFive, neem dan gerust contact op met:
mail@hillfive.nl
Kwekerijweg 2B
3709 JA Zeist
KVK Nr. 62005928
Persoonsgegevens
Bij HillFive worden voor een aantal doelen persoonsgegevens verwerkt van klanten, (potentiële) werknemers, (potentiële) opdrachtnemers en websitebezoekers (die er een bericht achterlaten). Deze worden hieronder toegelicht. (Klik op de categorie voor meer info)
Beveiliging en stappenplan bij datalekken
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal. Schriftelijke documentatie wordt opgeborgen in af te sluiten kasten. De programmatuur van HillFive is hiervoor voldoende beveiligd. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen. We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Verder zijn onze medewerkers geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van HillFive privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url. Daarnaast is het domein van HillFive ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van de website veiliger en vertrouwder wordt.
Wanneer er sprake is van een datalek (USB-stick met persoonsgegevens kwijt, laptop met persoonsgegevens gestolen, hacker ingebroken in persoonsgegevens e.d.) bij HillFive dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook zullen wij de betrokkenen hiervan op de hoogte stellen en het Stappenplan bij datalekken van het AVG-programma in gang zetten.
Jouw rechten
- Recht op inzage
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij HillFive vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met HillFive. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
- Recht op rectificatie
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectifieren door HIllFive.
- Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij HillFive vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via mail@hillfive.nl onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, idbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.
- Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat HillFive niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens
Onze plichten
HillFive verwerkt persoonsgegevens altijd met een reden. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of het aangaan van een overeenkomst. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan HillFive de betreffende dienst niet aanbieden of kan de overeenkomst niet worden aangegaan.
Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met HillFive met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. HillFive behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer HillFive dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van HillFive te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via volgende contactgegevens:
mail@hillfive.nl
Prins Hendriklaan 9-11
3701 CK Zeist
KVK Nr. 62005928
| Van klanten worden persoonsgegevens verwerkt van contactpersoon vanuit de organisatie en van werknemers die betrokken zijn met project. Kan gaan om voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, mailadres, telefoonnummer. |
|---|
| Met als doel: | Het goed uitvoeren van de aangeboden dienst |
| Ontvangers: | Deze worden niet verstrekt aan externen en worden intern alleen gedeeld met medewerkers die op hetzelfde project zitten. |
| Opslagperiode: | Worden 2 jaar na einddatum geleverde dienst verwijder. |
| Van klanten kan ook worden verwerkt, indien ze bereid zijn een referentie te geven: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, bedrijf, foto, mening over HillFive. Deze referentie komt dan op de website terecht en op flyers van HillFive. |
|---|
| Met als doel: | Informeren en werven van (potentiële) klanten |
| Ontvangers: | Potentiële klanten |
| Opslagperiode: | Referenties worden na 5 jaar weggegooid |
| Van potentiële werknemers worden de CV en de eventuele motivatiebrief opgeslagen met de daarin vermeldde persoonsgegevens. Hierna genoemd: sollicitatiegegevens |
|---|
| Met als doel: | het vinden van een nieuwe werknemer. |
| Ontvangers: | deze worden niet verstrekt aan externen en worden intern alleen gedeeld met relevante medewerkers. |
| Opslagperiode: | als er geen arbeidsovereenkomst ontstaat en HillFive krijgt geen toestemming om de gegevens te bewaren dan worden sollicitatiegegevens verwijderd na 4 maanden. Als HillFive wel toestemming krijgt om gegevens langer te bewaren dan worden sollicitatiegegevens verwijderd na 1 jaar. Is er wel een arbeidsovereenkomst ontstaan dan zullen sollicitatiegegevens bewaard worden tot 2 jaar na einde dienstverband. |
| Van werknemers wordt verwerkt: Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, geboortedatum, BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, salarisgegevens, kopie ID en bankgegevens. |
|---|
| Met als doel: | Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst. |
| Ontvangers: | intern alleen relevante medewerkers, extern boekhouder en belastingdienst. Met de extern boekhouder verwerkersovereenkomst. |
| Opslagperiode: | arbeidsovereenkomst wordt 2 jaar na einde dienst verband vernietigd. Salarisadministratie moet 7 jaar bewaard worden (wettelijk verplicht) en wordt daarna vernietigd. |
| Van werknemers wordt ook verwerkt: gehaalde diploma’s en opgedane werkervaring. In combinatie met naam en foto worden deze als zakelijk CV naar klanten gestuurd en in verhaalvorm op de website van HillFive geplaatst. |
|---|
| Met als doel: | (potentiële) klanten informeren en werven. |
| Ontvangers: | (potentiële) klanten |
| Opslagperiode: | Zakelijk cv wordt verwijderd 2 jaar na einde dienstverband. Verhaalvorm op website wordt verwijderd binnen 1 maand na einde dienstverband. |
| Van potentiële opdrachtnemers worden de CV en de eventuele motivatiebrief opgeslagen met de daarin vermeldde persoonsgegevens. Hierna genoemd: sollicitatiegegevens. |
|---|
| Met als doel: | het vinden van een nieuwe opdrachtnemer. |
| Ontvangers: | deze worden niet verstrekt aan externen en worden intern alleen gedeeld met relevante medewerkers. |
| Opslagperiode: | als er overeenkomst tot opdracht ontstaat en HillFive krijgt geen toestemming om de gegevens te bewaren dan worden sollicitatiegegevens verwijderd na 4 maanden. Als HillFive wel toestemming krijgt om gegevens langer te bewaren dan worden sollicitatiegegevens verwijderd na 1 jaar. Is er wel een overeenkomst tot opdracht ontstaan dan zullen sollicitatiegegevens bewaard worden tot 2 jaar na einde samenwerking. |
| Van opdrachtnemers wordt verwerkt: Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, geboortedatum, BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, salarisgegevens, kopie ID en bankgegevens. |
|---|
| Met als doel: | Uitvoering geven aan de opdrachtovereenkomst. |
| Ontvangers: | intern alleen relevante medewerkers, extern boekhouder en belastingdienst. Met de extern boekhouder verwerkersovereenkomst. |
| Opslagperiode: | Overeenkomst van opdracht moet 7 jaar bewaard worden (wettelijk verplicht) en wordt daarna vernietigd. |
| Van opdrachtnemers wordt ook verwerkt: gehaalde diploma’s en opgedane werkervaring. In combinatie met naam en foto worden deze als zakelijk CV naar klanten gestuurd en in verhaalvorm op de website van HillFive geplaatst. |
|---|
| Met als doel: | (potentiële) klanten informeren en werven. |
| Ontvangers: | (potentiële) klanten |
| Opslagperiode: | Zakelijk cv wordt verwijderd 2 jaar na einde samenwerking. Verhaalvorm op website wordt zonder toestemming binnen 1 maand na einde samenwerking verwijderd en met toestemming na 2 jaar. |
| Van websitebezoekers die de zelfscan maken of een bericht achterlaten op contactformulier op de site wordt verwerkt: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, mailadres, bedrijf, functie en reden voor contact. |
|---|
| Met als doel: | het beantwoorden en zo goed mogelijk reageren op de contactvraag en het terugkoppelen van advies naar aanleiding van de zelfscan. |
| Ontvangers: | berichten op de website komen binnen op een algemeen mailadres waar intern alleen relevante medewerkers bij kunnen. Ze worden ook opgeslagen in de database die bij de website hoort. In deze database kunnen relevante medewerkers van HillFive en onze websitebeheerder. |
| Opslagperiode: | berichten in de mail worden 2 jaar na dato verwijderd. |
| Van deelnemers LeaderLunch wordt verwerkt: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, mailadres, bedrijf, functie. Deze komen via aanmeldformulier op de website binnen, maar kunnen ook mondeling of via een andere schriftelijke weg worden gegeven. |
|---|
| Met als doel: | Bijhouden van de aanmeldingen en het kunnen contact opnemen als er op het laatste moment iets onverhoopt zou wijzigen. |
| Ontvangers: | Aanmeldingen komen binnen op een algemeen mailadres waar intern alleen relevante medewerkers bij kunnen. Aanmeldingen die via de site komen, worden ook opgeslagen in de database die bij de website hoort. In deze database kunnen relevante medewerkers van HillFive en onze websitebeheerder. |
| Opslagperiode: | berichten in de mail worden 2 jaar na dato verwijderd. |
| Tijdens LeaderLunch wordt altijd gefilmd zodat er achteraf een sfeercompilatie van gemaakt kan worden. Aangezien dit kan gaan om bijzondere persoonsgegevens zullen wij hier altijd expliciet toestemming voor vragen voorafgaand aan de LeaderLunch |
| Van websitebezoekers die niet de zelfscan maken en geen bericht achterlaten op de site worden geen persoonsgegevens verwerkt. (De website van HillFive verzamelt gegevens met Google Analytics om de website te verbeteren. Deze gegevens zijn echter anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.) |
|---|
