Snelkookpan in Marrakech
Zoals u misschien in een van onze vorige blogs hebt gelezen, zijn we begin maart uit Marokko gerepatrieerd. Terwijl we in Marrakech waren, om ons team op te bouwen en onze strategie voor de komende drie jaar te bepalen, werd onze retourvlucht door de luchtvaartmaatschappij geannuleerd.
Het Marokkaanse luchtruim zou binnen 48 uur sluiten. Rustig en constructief crisismanagement bracht ons veilig en tijdig thuis. Maar dat is niet het punt van deze blog.
Deze blog gaat over onze persoonlijke ervaring met de OGSM-aanpak en hoe deze ons op dit moment helpt bij het managen en sturen van ons strategie-implementatieproces, met name in dit (post)Covid-19 tijdsbestek.
Ons verkorte verblijf in Marrakech was een uitzonderlijk teambuildingevenement. We hadden het zelf niet zo kunnen ontwerpen! Ondanks de stress en de angst vanwege de onzekerheid over onze retourvlucht, is het ons gelukt om een conceptversie van de eerste helft van het OGSM op te stellen. We hebben onze doelstelling en bijbehorende doelen gedefinieerd nog voordat we op zondagavond gerepatrieerd werden.
Veilige terugkeer en opvolging
Meteen de volgende dag kwamen we samen in ons kantoor in Zeist. Een ontmoeting met collega’s op kantoor was toen nog toegestaan. We namen een dag de tijd en hielden verschillende workshops om de strategieën en maatregelen te bepalen. Die waren nodig om onze doelstelling en doelen die we in Marrakech hadden ontworpen verder uit te werken. Een paar dagen later gingen we samen met de rest van het land in lockdown. We realiseerden ons dat we door middel van de OGSM goed georganiseerd waren. We besloten deze te gebruiken in aankomende weken/maanden waarin we op afstand moesten werken.
Onze doelstelling zoals hier getoond, lijkt misschien een beetje ambitieus voor een nichespeler als HillFive.
Toch hebben we besloten om hiervoor te gaan, omdat we zijn toegewijd aan het Customer Intimacy principe. Nemen we de zakelijke uitdagingen van onze klanten als uitgangspunt en leveren we tastbare bedrijfsresultaten op voor onze klanten. Herinnert u zich het concept van de waarde disciplines van Treacy en Wiersema?
De afgelopen maanden hebben we de effectiviteit van de OGSM-aanpak ervaren.
Vooral in deze Corona Crisis Tijd, waar iedereen gedwongen werd om op afstand te werken en alleen online vergaderingen haalbaar waren. Op dit moment zitten we in onze 12de week van het doorvoeren van onze strategie met het OGSM dat we in maart hebben gebouwd. We hebben ondertussen 42% van onze acties afgerond. Voor degenen die nog niet bekend zijn met het concept van OGSM volgt hier een korte uitleg over wat het eigenlijk is. De onderstaande figuur legt het voor een groot deel uit.
Om eerlijk te zijn ben ik opnieuw zeer positief verrast door de impact van de aanpak, ondanks het feit dat we als HillFive veel OGSM’s bouwen en toepassen bij onze klanten. Het kostte ons slechts een paar workshops om het op te zetten, en het gaf direct veel focus en transparantie. Iedereen weet wat er wanneer wordt verwacht en wie welke output moet leveren, zonder verdere massale communicatie- en coördinatie-inspanningen.
GELEERDE LESSEN
Aangezien dit alles niet automatisch gebeurde, wil ik een overzicht geven van de lessen die we onderweg hebben geleerd. We hebben het gevoel dat we naast de tool zelf nog een aantal andere dingen hebben gedaan, die de succesvolle implementatie tot nu toe mogelijk hebben gemaakt.
- Inclusief teambuilding levert het maximale effect op
Achteraf gezien geloven we dat onze reis naar Marrakech een verkapte zegen was. De manier waarop we daar tijdelijk gedwongen werden te denken en te werken bleek voor ons cruciaal voor het succes van onze OGSM-implementatie in deze Covid-19-periode. Hoewel OGSM een ‘hard’ instrument lijkt, gericht op doelstellingen en doelen, gaf het op een interessante manier ook ruimte voor de mentaliteit en de angsten van mensen. Omdat de structuur staat, konden we ook ruimte geven aan emoties en gevoelens die bij onze werknemers aanwezig waren. Daarom hebben we aan het begin van onze bijeenkomsten ‘een mindful minute’ opgenomen. Uit eigen ervaring kan ik zeggen: het is geweldig!
- Het zorgt voor focus en afstemming
Het OGSM-raamwerk gaf ons een enorme focus en afstemming, vooral in de situatie waarin we op afstand en online moesten werken. Onze doelstelling, de doelen en hoe we die wilden bereiken, was voor iedereen vanaf het begin glashelder. Het verhoogt de efficiëntie én de werknemerstevredenheid. Twee factoren die elkaar vaak uitsluiten.
- Vooruitgangsbewaking vereist aandacht
Hoewel we ons hebben beperkt tot vijf doelen en een paar strategieën per doel, werd ons uiteindelijke OGSM vrij substantieel. Hierdoor 
werd het volgen van de voortgang moeilijker dan in eerste instantie was verwacht. Om deze complexiteit te beperken hebben we een stoplichtdashboard ontworpen op basis van een eenvoudige spreadsheet. Voor elke maatregel definieerden we specifieke deliverable en een verantwoordelijke medewerker. Voorbeeld: we hebben ons tot doel gesteld om in 2020 4 evenementen te realiseren. We zetten ‘event’ in vier cellen in de spreadsheet en begonnen deze in te vullen naarmate onze ideeën concreter werden. We voegden de kleurcodering voor visueel beheer toe: groen = gebeurtenis voltooid, geel = idee overeengekomen, wit = te definiëren. In de figuur hieronder staat een grafisch voorbeeld van het door ons gebruikte concept.
- Bouw het in uw managementsysteem in
Als goede managementpraktijk hebben we verschillende gestructureerde bijeenkomsten om ons bedrijf te beheren. Om ervoor te zorgen dat we het OGSM en de voortgang ervan op de radar houden, hebben we de taakomschrijving van een van onze reguliere bijeenkomsten aangepast en het onderwerp van de OGSM-voortgangsrapportage daar geïntegreerd. Dit gaf ons de gelegenheid om regelmatig de voortgang, onderwerpen en aanpassingen te bespreken.
- Houd het flexibel
Al snel na de lancering van onze OGSM kwamen er nieuwe ideeën en initiatieven naar voren, enkele grote, enkele kleine. Wij vinden dit geweldig en hebben het bestempeld als een teken van energie en creativiteit. De wereld verandert immers steeds sneller, dit behoeft geen verdere uitleg denk ik. We zijn ervan overtuigd dat het bevriezen van het OGSM voor één jaar zonder enige mogelijkheid tot aanpassing, ons zeer efficiënt op de verkeerde plaats zou brengen. Tegelijkertijd hebben we ‘een gouden regel’ ingevoerd. Elk nieuw initiatief moet worden gecheckt en beoordeeld om de positieve bijdrage aan onze doelstelling en doelstellingen vast te stellen. Als het een toegevoegde waarde heeft, nemen we het op, zo niet verwerpen we het. Na opname worden de prioriteiten en het tijdschema in de OGSM opnieuw vastgesteld om de werklast onder controle te houden.
Hoe is het op u van toepassing?
Wanneer u maar wilt:
- bouw een team dat zich richt op gedrag én bedrijfsdoelstellingen;
- integreer twee of meer afdelingen na een fusie;
- herdefinieer uw bedrijfsdoelstellingen en prioriteiten omdat Covid-19 uw budget en businessplan voor het jaar heeft vernietigd.
we raden u sterk aan om OGSM te overwegen als een mogelijke aanpak.
Als u meer wilt weten, neem dan gerust contact met mij op.