Wat zijn de verschillen tussen Agile en Lean? Wanneer pas je welke methode succesvol toe? Wat zijn de valkuilen na een verkeerde keuze? Deze vragen worden me regelmatig gesteld door onze klanten. Een antwoord zal ik in deze blog proberen te geven. Aanvullingen zijn uiteraard welkom.
Lean wordt al meer dan 30 jaar succesvol toegepast binnen grote organisaties, daarom zal ik er in deze blog niet over uitweiden. Naast Lean is de afgelopen 10 jaar Agile echt doorgebroken als een nieuwe werkwijze die tot goede resultaten leidt. Snel, bewegelijk en in autonome teams samenwerken met een duidelijk klantdoel wordt op steeds meer plekken toegepast. De ING gebruikt het bij de App ontwikkeling van mobile banking, Saab ontwikkelt zijn nieuwe gevechtsvliegtuigen ermee en John Deer zijn nieuwe landbouwmachines. Werkt Agile dan overal en is het de doorbraak voor elke organisatie? Of kun je er op sommige plekken maar beter niet aan beginnen?
70% van Agile is Scrum
Agile werken gaat over het samenbrengen van mensen, processen, connectiviteit, techniek, tijd en locatie met als doel het vinden van de meest passende en effectieve manier om samen te werken aan een bepaalde taak. Het gaat om het werken binnen de taakrichtlijnen, zonder grenzen te stellen aan de wijze waarop de taak moet worden bereikt. Het betekent ook het elimineren van verplichte aanwezigheid op de werkplek en legt de focus op resultaat en prestaties.
De bekendste toepassing van Agile is Scrum. In ongeveer 70% van de Agile projecten wordt Scrum toegepast. Binnen Scrum wordt in grote mate de uitgangspunten van zelfsturende teams toegepast. Deze teams zijn relatief klein en worden als squads aangeduid bij zowel Spotify als de ING. Het boek van Rini van Solingen: ‘de kracht van Scrum’ beschrijft goed hoe het echt werkt en wat Scrum betekent voor het team en voor de klant. Belangrijkste elementen zijn de zelfstandigheid van het team en het directe en frequente klantcontact waarin na een sprint van enkele weken een nieuw werkend prototype wordt opgeleverd. Een gereed product dus dat direct met de klant kan worden getest. De sleutel is om helderheid te verkrijgen van de klant over het gezamenlijke doel en het product dat moet worden opgeleverd. Het team is multidisciplinair en heeft geen last van bureaucratie en een manager, en kan autonoom besluiten nemen.
Agile of Lean?
Agile of Lean?Een belangrijke vraag is waar welke methodiek het beste werkt? Waar direct klantcontact gewenst is en waar samen met de klant nieuwe producten worden ontwikkeld is Agile een goede keuze. Voor beheersfuncties met een duidelijke orde en procedures is Agile minder geschikt en kan met Lean tools een beter resultaat worden bereikt. Het management dient net als bij Lean ook over te stappen op de Agile principes en dezelfde taal te spreken als de medewerker.
Het hoofddoel van Agile is het in verrukking brengen van de klant. De uitgangspunten waar Agile op gebouwd wordt zijn:
- Mensen zijn belangrijker dan processen en tools: projecten worden georganiseerd rondom gemotiveerde mensen die maximaal gefaciliteerd worden om hun werk zelfstandig te doen.
- Werkende prototypes zijn belangrijker dan uitgebreide documentatie: mensen die hun eigen inbreng direct kunnen terugzien en bespreken met de klant voelen zich meer gewaardeerd en zullen zich sneller ontwikkelen.
- Reageer op feedback in plaats van rigide een plan volgen: detaillistische plannen zijn verspilling indien de klantwens niet flexibel wordt meegenomen.
- Werk met de klant samen in plaats van het sluiten van uitgebreide contracten: klanten kunnen zelden echt voorspellen wat ze willen, dus snelle prototypes en werkende producten en diensten zijn een randvoorwaarde.
Als je afdeling of eigen verantwoordelijkheid past bij de bovenstaande uitgangspunten dan is het goed om Agile werken toe te passen. Onderstaande tabel kan je een snel inzicht geven of je werkomgeving een Agile aanpak rechtvaardigt, of een andere aanpak:
| Agile toepassen | Een prestatieverbetering aanpak zoals Lean of Six Sigma |
|---|---|
| Productontwikkeling in een omgeving met constante verandering van de klantvraag. | Beheersfuncties waar verandering een risico is, de klantvraag stabiel is en een kleine kenniscomponent heeft. |
| Direct klantcontact is mogelijk waarbij de klantwens evolueert tijdens het project. | Projecten waar de uitgangspunten erg duidelijk zijn, zoals de bouw van grote infrastructuren en veranderingen aan het eind van het project onmogelijk of erg duur zijn. |
| Snelle marktverandering zijn aanwezig en de eerste zijn met de service of het product is van groot belang. | Publieke sectoren zoals justitie zijn ook minder geschikt omdat ze neutraal moeten blijven en minder transparant kunnen opereren. |
Welke aanpak werkt wanneer?
De Agile methodiek sluit goed aan bij onze visie op de zelflerende organisatie waarbinnen het noodzakelijk is dat mensen snel leren zelfstandig steeds betere resultaten te behalen. Agile is een van de aanpakken die we vanuit HillFive graag toepassen bij onze klanten. Agile wordt nu op veel meer plaatsen toegepast dan alleen binnen de IT en kan de samenwerking tussen verschillende bloedgroepen sterk verbeteren.
We zullen er binnen HillFive voor waken om Agile eenzijdig als de nieuwe oplossing aan te dragen. Gedegen onderzoek van de behoefte die de klant heeft is van belang alvorens de keuze voor een tool of managementfilosofie kan worden gemaakt. Lean, Six Sigma en the Theory of Constraints blijven aanpakken die in veel gevallen betere resultaten brengen. Voordat je start met Agile is het van groot belang om de mate van zelfstandigheid van het team en de managementstijl binnen het bedrijf te onderzoeken en neer te zetten. Een team dat jarenlang met een directieve managementstijl heeft gewerkt kan niet in een keer ‘om’ en zelfstandig besluiten nemen. In deze cultuuromslag moet het management uiteraard ook meegenomen worden.
Hoe Lean is Agile?
Populaire technieken die binnen Agile worden toegepast zijn ook onderdeel van Lean zoals Kanban, onderhanden werk analyse en doorlooptijd verkorting. Dit betekent dat Agile echt bewezen technieken gebruikt om tot continue prestatieverbetering te komen. Het ten koste van alles toepassen van Agile is echter allesbehalve Lean. Vergis je niet, sommige medewerkers, die niet goed kunnen plannen, verschuilen zich straks achter het feit dat werken zonder planning echt Agile is terwijl de resultaten nu helemaal niet meer worden bereikt. Het kan je dus ook nog verder van huis brengen als je niet goed doorgrondt wanneer en hoe Agile te gebruiken. Waak er dan ook altijd voor dat je niet met Agile start omdat Lean niet werkt. Start er alleen mee als het past bij de volwassenheid van het team, de klantbehoefte en het type werk. Wellicht heb je Lean gewoon nog niet goed aan de praat gekregen en zijn er een aantal fundamentele bouwstenen niet goed ingevuld? De vlucht vooruit naar weer een nieuw wondermiddel omdat de andere mislukt is kost alleen maar onnodig veel geld en tijd.
We zijn binnen HillFive erg enthousiast over de goede resultaten die er te behalen zijn door het kiezen voor de meest passende aanpak. Voor productontwikkeling en snel handelen op een veranderende klantvraag is Agile echt de oplossing waar we op gewacht hebben. Het geeft aan een groot aantal bedrijven en afdelingen de perfect passende oplossing naar continue prestatieverbetering met eigenaarschap op de werkvloer.
ZelfScan
Indien je wilt weten op welke niveau van prestatieverbetering je eigen organisatie of afdeling zich bevindt. Vul dan de ZelfScan in op onze website. Het kost je slechts 10 tot 15 minuten en je ontvangt direct een mail met daarin een foto van de huidige stand van zaken.
Zelfscan
Vind je het leuk om op deze blog te reageren of discussiëren, mail dan naar wietze.fabriek@hillfive.nl
Veel plezier vandaag!
Wietze