Vind jij het ook zo moeilijk om samen problemen op te lossen wanneer de meeste collega’s vooral vanuit huis werken?
Hoe zorg je ervoor dat we allemaal over hetzelfde praten op een manier waarbij we geen gebruik hoeven te maken van grote en lange documenten? Veel Green Belts gebruiken de A3 methode die binnen Lean wordt toegepast om problemen op te lossen. Niet iedereen weet dat deze methode oorspronkelijk werd bedacht omdat het A3 formaat het grootste formaat was wat destijds per fax verstuurd kon worden. Dit maakte het mogelijk om op afstand elkaar te informeren en feedback te geven over belangrijke projecten en verbeteringen die speelden in de organisatie.
Deze methode is een mooie manier om tot de kern van problemen te komen en om samenwerken en leren te stimuleren. Momenteel zijn wij bij een van onze opdrachtgevers aan de slag met een verbetertraject waarbij we de A3 methode gebruiken. De deelnemers aan dit traject zijn allemaal bezig om met behulp van de A3 methode een probleem in hun organisatie op te lossen. Dit doen ze niet alleen. Samen met collega’s, opdrachtgevers en coaches worden de (tussentijdse) resultaten besproken en wordt bijgestuurd waar nodig. Zo zorgen we er voor dat de resultaten worden behaald en de deelnemers trots kunnen zijn op wat ze hebben bereikt en de impact die hiermee is gerealiseerd voor de organisatie. Typische voorbeelden hiervan zijn het verminderen van voorraad, doorlooptijdrectie van processen en kwaliteitsverbeteringen.
De A3 bevat een aantal stappen die samen een document vormen die het verhaal vertelt van probleem tot oplossing en de stappen die zijn genomen om daar te komen. Hierbij staat de Grondoorzaken analyse centraal. Omdat we vaak gewend zijn om meteen in oplossingen te denken geeft deze stap een dieper inzicht in het probleem en de onderliggende oorzaken. De tegenmaatregelen die hieruit voortkomen zorgen er voor dat de oplossing ook echt duurzaam is. Een voorbeeld van de A3 zoals wij die bij onze opdrachtgevers gebruiken staat hieronder weergegeven. Wij noemen dit de ‘7 box A3’ omdat er stappen zijn die doorlopen worden om tot een resultaat te komen.
Een goede A3 bevat een aantal specifieke kenmerken. Als A3-coaches dagen wij de deelnemers constant uit op basis van deze kenmerken. Wij dienen dan suggesties aan waar zij verder mee kunnen. Deze kenmerken staan treffend beschreven in het boek ‘understanding A3 thinking’ van Smalley en Sobek
- De A3 volgt een logisch denkproces gebaseerd op PDCA (Plan Do Check Act)
- Is data gedreven en objectief
- Richt zich op resultaat en het proces
- Geeft samenhang, focus op het echte probleem en is visueel aantrekkelijk
- Zorgt voor een goede afstemming met alle stakeholders
- Geeft de samenhang tussen de verschillende stappen en de informatie klopt met elkaar binnen de stappen
- De A3 draagt bij aan de strategische doelen van de organisatie
Wanneer je tijdens dit COVID-19 tijdperk wordt gevraagd om samen problemen op te lossen, denk dan eens aan de A3 methode! Wij staan klaar om te helpen als je hiermee aan de slag wilt gaan.
Online A3 coaching sessie