Veranderen is nooit eenvoudig, maar met de juiste aanpak wordt de kans op succes verhoogd. Hans Spitsbaard, partner bij HillFive, legt uit hoe een gestructureerde aanpak in vijf stappen – begrijpen, beslissen, bewegen, bereiken en borgen – de succeskans van verandertrajecten naar een hoger niveau kan tillen.
Stap 1: Begrijpen
Ieder verandervraagstuk start met een deep dive om gezamenlijk de inzichten boven tafel te krijgen en de essentie van de verandervraag te doorgronden. Net als de urgentie ervan. Dat wordt gedaan vanuit het inzicht dat verandering een continu proces is en nooit op zichzelf staat.
In deze fase is het essentieel om de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat zijn de specifieke problemen of uitdagingen die de verandering vereisen?
- Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden en wat zijn hun belangen en zorgen?
- Welke externe factoren kunnen van invloed zijn op de verandering?
Het doel van deze fase is om een solide basis te leggen voor de verandering en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen een gemeenschappelijk begrip hebben van de huidige situatie en de noodzaak tot verandering.
Stap 2: Beslissen
Op basis van de opgedane inzichten kunnen heldere keuzes worden gemaakt over de aanpak en de inrichting van het verandertraject. De organisatie bepaalt de (in)richting van de verandering en de te hanteren strategie om de gestelde doelen te bereiken. Belangrijke beslissingen in deze fase omvatten:
1: Het formuleren van de concrete veranderaanpak
Wordt het top down, bottom up, ontwikkelgericht of resultaatgedreven? – om maar enkele voorbeelden te noemen. Afhankelijk van dergelijke bewust te maken keuzes zal het vervolgtraject een andere dynamiek kennen. Belangrijke vragen zijn dan:
a. Wat willen we exact bereiken?
b. Wat voor type organisatie zijn wij eigenlijk?
c. Welke aanpak past het best bij ons?
2: Het vaststellen van de benodigde middelen, inclusief budget, personeel en technologie
3: Het identificeren van de risico’s en uitdagingen die kunnen optreden tijdens de implementatie
De beslissen-stap is van cruciaal belang, omdat het de koers van de verandering bepaalt en de basis legt voor de acties die volgen.
Stap 3: Bewegen
Met de strategie en middelen op hun plaats, is het tijd om in actie te komen (bewegen). Doel is oude patronen los te laten en ruimte en energie te creëren voor het nieuwe. Dat dient gezamenlijk en in de praktijk te gebeuren, op basis van op maat afgestemde interventies en in een setting van veiligheid en vertrouwen.
De bewegingsfase omvat het daadwerkelijk uitvoeren van de verandering en kan variëren van het implementeren van nieuwe processen tot het trainen van medewerkers. Belangrijke elementen in deze fase zijn:
- Communicatie: Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de verandering en de voortgang ervan.
- Leiderschap: Leiders moeten het goede voorbeeld geven. Ze moeten zich gedragen op de nieuwe manier, zoals zij willen dat de organisatie functioneert. Daden zeggen meer dan woorden: ‘If you do what you always did, you get what you always got.’
- Competentieontwikkeling: Zorg ervoor dat medewerkers over de nodige kennis en vaardigheden beschikken om de verandering te omarmen.
- Doelgerichtheid: Ieder proces van verandering gaat naast communicatie, leiderschap en ontwikkeling óók over resultaten boeken. De verandering streeft een doel na, wat tijdens de ‘beslissen’-fase is vastgesteld. Het realiseren van deze doelen zal op zichzelf ook weer een positieve impuls geven aan het veranderproces. Iedereen wil deel uitmaken van het succes.
- Successen vieren: Om het veranderproces van positieve energie te blijven voorzien is het belangrijk om de eerste kleine succesjes ook te vieren. Mensen in de organisatie moeten kunnen zien dat de nieuwe manier van werken een positieve bijdrage levert aan hun werk, de resultaten en de organisatie.
Stap 4: Bereiken
Wanneer de verandering wordt geïmplementeerd, moeten ook de resultaten worden gemeten en geëvalueerd. In deze fase van bereiken is het belangrijk om de voortgang ten opzichte van de gestelde doelen te volgen, te beoordelen of de verandering de gewenste resultaten heeft opgeleverd en om de feedback van belanghebbenden te verzamelen en te evalueren.
Deze fase biedt de mogelijkheid om aanpassingen aan te brengen en te leren van de ervaringen, om in het vervolg van het traject of bij toekomstige veranderingen verbeteringen te kunnen doorvoeren.
Stap 5: Borgen
De laatste stap is het borgen van de verandering in de organisatie. Dit houdt in dat de verandering wordt geïntegreerd in de normale bedrijfsvoering en dat de nieuwe processen en systemen deel gaan uitmaken van de dagelijkse gang van zaken. Het is hierbij belangrijk om:
- Zorg te dragen voor continue training en ontwikkeling.
- Te blijven monitoren en aanpassen op basis van feedback en prestaties.
- Succesverhalen te delen en een cultuur van verandering te bevorderen.
Het borgen van de verandering zorgt ervoor dat de organisatie blijft evolueren en zich blijft aanpassen aan de steeds veranderende omgeving.
Kortom, een gestructureerde veranderaanpak in vijf stappen biedt een kader voor organisaties om veranderingen effectief te implementeren. Door deze stappen te volgen en te leren van elke verandering kunnen organisaties zich aanpassen en groeien in een wereld die voortdurend in beweging is.
Veranderen is nooit eenvoudig, maar met de juiste aanpak kan het leiden tot groei, innovatie en succes.